酒店用品的采购并非单是物料的购置，所以采购要考虑多方面的情况，产地、规格、报价、批号、生产日期、有效期限、运输、包装和装运规格、存放、冰冻品含冰率、净重、生产季节、合同签订方式、付款内容等都要随时考虑到。
　　重要的、长期供应的酒店用品要由2-3家同类供应商的选择并寻价，在供应商背靠背的寻价中得到启发并如实向上级报考，还需签订供货合同，合同的条款须请专家和上级主管的确认方可。采购过程中要使自己处于主动地位，应尽可能在事先取得经使用部门认可的样品和支付供应商最少量订金，待符合样品的用品全部到货后再支付一定比例的货款，并有一定数额的尾款，以有不符合样品的用品夹带。
　　采购部门在落实使用部门的申购任务时，应严格遵守申购单上的规定，在采购中由于时间、价格、质量、等因素的变化而采购不到时，应急时通知申购部门。如果需要进行调整或寻找代用品，需由申购使用部门主管、财务总监和高级管理人员签署样品确认书后方可。若发现申购单上的物料用品属于新近增加而以往未曾采购过的，需经物料申购部门主管及有关专业人员验证签署后方可履行采购过程。
　　物料验收部门是代表酒店监督采购程序时是正确与否的重要部门，常用物料是由验收部直接验收，而有些专业性较强的物料通常须请使用部门的专业人员共同参与验收。在验收工作中可能会发现许多采购中存在的问题并可以在验收现场予以及时制止，从而减少酒店的损失。若发现有不符合酒店政策与程序，甚至有违法交易行为时应即刻指出。
　　验收人员需有较高的物料识别能力和质量确定能力，同时应具备公正、公平、公开的工作态度。验收过程中，采购人员应积极配合验收部门对物料的验收，在验收中须详细核对物料申购单，对照申购单中每一项内容是否与物料相符合，其中包括物料名称、规格、审定价格、审定数量、物料质量等。